Cuando organizamos eventos de empresa a los que van a asistir nuestros clientes y partners debemos tener en cuenta que ese acto va a ser el espejo de nuestra marca, sus objetivos y el mensaje que queramos transmitir. Un evento está constantemente comunicando, desde que empezamos a publicitarlo hasta que se va el último invitado y medimos su resultado. Por esta razón es de vital importancia que la persona encargada de comunicación trabaje codo con codo con los organizadores del acto, sea personal interno de la empresa o se haya subcontratado.
Externalizar el servicio
Si tu empresa es pequeña o no cuenta con un departamento o persona especializada para este tipo de eventos, la mejor opción es contratar una empresa externa, que sepa en todo momento que es lo que necesitas y cómo cubrir cada uno de los aspectos importantes del evento. Si quieres saber más sobre las funciones de un organizador de eventos, lee este post donde te lo contamos todo.
El presupuesto
Tanto si lo organizais de forma interna como si externalizais el servicio, es importantísimo saber con que presupuesto contáis antes de empezar y de esta forma evitar sorpresas o disgustos durante la organización. Incluso con prespuestos pequeños o más limitados pero contando con una buena planificación, se pueden organizar eventos que hablen muy bien de tu empresa. Una de las opciones sería contar con empresas colaboradoras que a cambio de publicidad participen gratuitamente en el acto.
Promoción del acto: antes, durante y después
Entre el trabajo de organización previo al evento se encuentra el de hacer difusión de este para poder llegar al máximo número de personas posibles que puedan estar interesadas en asistir. Es importante tener bien definido el target al que nos dirigimos para poder hacer esta promoción de forma segmentada y no gastar recursos inútilmente. Una buena opción es tener embajadores de la marca que tengan ya un buen público que los siga y que nos ayuden a darnos a conocer. Esta forma de publicidad también se puede usar durante el evento retransmitiendo este en directo por internet y redes sociales.
Identidad corporativa
Para conseguir que nuestros clientes, partners y todos los asistentes al evento se queden con nuestra empresa en la cabeza se les pueden hacer pequeños obsequios que contengan el nombre y logotipo de la marca, como por ejemplo bolígrafos, libretas o lápices de memoria y repartirlos todos ellos dentro de bolsas de tela corporativas donde también incluyamos una tarjeta de visita o un folleto informativo. Además es importante que todo el evento y su cartelería estén salpicados con los colores de la empresa y su logotipo.
¿Te animarías a organizar tu propio evento de empresa? ¿O preferirías externalizar el servicio?