Organización de eventos: claves para organizar un buen evento

La organización de eventos no es una tarea fácil, por ello os queremos mostrar las claves para una buena organización de eventos:

Determinar los objetivos

¿Para quién estás planeando el evento? ¿Para homenajear a una persona o grupo en específico? ¿Para dar a conocer una marca? ¿Por qué lo haces? ¿Qué beneficios quieres conseguir? ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? Tu objetivo puede ser financiero, social  y personal. Piensa en lo que te gustaría que ocurriera como resultado de este evento.

Tener un buen equipo

Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades, ya que te ayudarán en tareas importantes como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores tengan claro cuáles son tus planes. Cuando les pidas ayuda, infórmales de todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
La comunicación con tu equipo es muy importante. Por ello tendrás que hacer reuniones con tu equipo para ver cómo van las cosas, mirar que no os paséis del presupuesto y, por supuesto, visualizar si se sigue con el plan establecido del programa. Este es un buen momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer? ¿Se sienten a gusto con todo lo acordado?

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Presupuesto

Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Es muy importante la realización de un presupuesto porque con toda la cantidad de pagos y facturas que recibirás, puede ser todo un caos.  Encuentra la manera de reducir gastos, y sobretodo ten en cuenta el presupuesto inicial que tienes. Intenta reunir al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales con patrocinadores  (como el lugar, el equipo y la comida). También puedes conseguir colaboradores que, aunque no aporten dinero, te darán productos u otras cosas que puede que necesites en el evento y que te podrían suponer un gasto.

Decide el lugar y la hora para tu evento

Es importante tener claro la hora y el lugar para poder avisar a la gente. Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. Algunos lugares requieren una reserva. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como localización para el evento.

Dar a conocer el evento

Piensa en las maneras de dar a conocer tu evento: redes sociales, correos electrónicos, publicidad convencional, anuncios en televisión… Debes pensar mucho en esto ya que es muy importante conseguir una gran repercusión de tu evento. Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. Asegúrate de que la información que publicas sea completa, dejando al público con sólo unas cuantas preguntas para generar intriga y quieras ir al evento. Piensa cuál es tu público objetivo y en cómo tienes que dirigirte a él. 

Prepara una lista de contactos

Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo. Asimismo, realiza una lista similar para los invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.

Organización

Hazte un cronograma o un plan para tener todas las acciones que vayas a hacer apuntadas por día y hora. Tener todo organizado como en una especie de calendario te dará más tranquilidad y a la vez tendrás las ideas mejor estructuradas.

organizacion de eventos en el blog de espriDía del evento

Llega antes al lugar y verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione correctamente. Es aconsejable que hagáis una última reunión con el equipo para motivarlos y ver que están bien preparados. Ultima los detalles antes de que llegue la gente. Y cuando llegue la hora, recibe a todos los invitados amablemente, hazles sentir a gusto y, sobretodo, que te vean tranquilo. Es muy importante que los asistentes al evento se lleven algo de recuerdo de la fiesta para que sigan teniéndola en mente al cabo de los días. 

Post evento

Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. Vuelve a consultar el presupuesto que tenías y ciérralo. Finaliza los pagos, debes hacerlo lo más pronto posible. Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes (fotos o vídeos). Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes, y publica las fotos en el sitio web de tu evento.

 

Si quieres saber más sobre organización de eventos no te pierdas este artículo sobre una de las salidas profesionales del protocolo.