¿Qué hace un organizador de eventos?

Tu sueño es ser organizador de eventos, pero no sabes exactamente a qué destinan sus horas en el día a día o que significa dedicarse a ello. O quizá quieres contratar uno para tu fiesta de empresa o particular y no te imaginas hasta qué punto te puede ayudar esta figura. Pues te ayudamos a entender un poco más qué hace y cómo debe ser un organizador de eventos:

 

¿Cómo debe ser un organizador de eventos?

Una persona con un buen perfil para este trabajo tiene que ser alguien sociable pero tranquilo, que sepa ser discreto con sus clientes. También debe tener capacidades de organización naturales para planear y priorizar bien sus tareas diarias, y al final de cada proyecto, saber evaluar y optimizar su forma de trabajo.

Además, es posible que tenga que viajar para sus eventos, así que tiene que tener facilidad para desplazarse si es necesario.

El camino formativo de un organizador de eventos puede ir desde unos estudios universitarios de protocolo culminados con un máster específico en la organización y dirección de eventos, hasta perfiles más publicitarios que luego se especialicen con un master o cursos del sector.

 

¿Qué hace un organizador de eventos?

Planificación y publicidad

En muchas casos el organizador de eventos se encarga de planificar y organizar los aspectos de comunicación del evento, así como su publicidad. Para esto debes saber identificar los targets de tu eventos, y encontrar la forma de hacerles llegar tu evento.

Actualmente se hace publicidad tanto online, en redes sociales, email marketing o banners, como offline, folletos, televisión, revistas y radio, por ejemplo.

 

Gestionar las personas y espacios del evento

También debe encargarse de llevar el contacto con todas las personas implicadas en el evento: los expositores, empresas de personal, de catering, alojamiento, etc. Incluso puede tener que contactar a los visitantes dependiendo del caso. De la misma forma puede gestionar el transporte de los asistentes para asegurarse que el evento se desarrolla como debe. Al final de cada evento, es importante que recoja los datos y analice las cifras de asistencia para optimizar futuros eventos.

 

Pedir los presupuestos

En la mayoría de casos, el organizador de eventos se responsabiliza de conseguir y negociar los presupuestos para todas las necesidades relacionadas con el evento. Por ejemplo, si ese evento incluye proyectores de vídeo, altavoces y ordenadores, deberá contactar con estas empresas para pedir el presupuesto y cerrarlo con ellos.

También deberá encargarse de gestionar los pagos y asegurarse que todos se han realizado a su debida fecha, tanto a los proveedores como empleados, etc.

 

En conclusión

Con todo esto, ¿qué aporta la figura de un organizador de eventos? Seguridad y tranquilidad. Es la persona que se asegurará que el catering está a la temperatura adecuada y que cada portavoz habla cuando debe. Eso permite que los anfitriones se puedan relajar y disfrutar de su evento sin estar pendientes de todos los detalles.